Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy, który zatrudnia choćby jedną osobę, a wynika on z przepisów zawartych w Kodeksie Pracy. Dzięki ewidencji tej możliwe jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracowników oraz innych świadczeń związanych z pracą.

W celu prowadzenia ewidencji czasu pracy, przez pracodawcę powinna być prowadzona karta czasu pracy dla każdego pracownika, na której znajdować się winny między innymi informacje dotyczące:

pracy wykonywanej w poszczególnych dobach, z uwzględnieniem pracy w nocnej porze, w niedziele oraz święta i dni wolne od pracy,
godzin nadliczbowych,
urlopów,
dyżurów,
zwolnień od pracy,
nieobecności w pracy zarówno usprawiedliwionych jak nieusprawiedliwionych,
inne, dodatkowe informacje, które mogą ułatwiać pracodawcy rozliczenie czasu pracy pracowników.

Kartę pracy można prowadzić dla dowolnie ustalonego okresu, który jest dla pracodawcy najwygodniejszy. I tak roczna karta jest optymalna w wypadku stałych godzin i dni pracy oraz jednozmianowego systemu podstawowego. Natomiast prowadzenie karty obejmującej okres jednego lub kilka miesięcy zaleca się w wypadku, gdy godziny i dni pracy nie są stałe.

Jednostką czasu, którą należy stosować ewidencjonując w kartach czas pracy to godzina, przy czym za prawidłowe przyjmuje się wykazywanie zarówno pełnych godzin jak i niepełnych, gdzie podaje się przepracowaną ilość godzin i minut lub właściwy ułamek pełnej godziny. Jeśli mowa o ewidencji czasu, to warto podkreślić, że w karcie należy wykazywać rzeczywiste przepracowane godziny w danych dniu. Tak więc na przykład jeśli w jeden dzień pracownik przepracował więcej niż osiem godzin, a następnego dnia wybrał sobie na własne życzenie przepracowane nadgodziny, pracując tym samym krócej niż osiem godzin, to karta czasu pracy powinna wykazać dokładnie taką ilość, jaką w danym dniu przepracowano.

Aby ułatwić prowadzenie karty czasu pracy, można stosować symbole oznaczające konkretne informacje, ważne jednak, żeby były one czytelne dla pracowników wypełniających dokument oraz dla osób, których czas pracy na kartach jest ewidencjonowany i oczywiście dla organów kontroli. Pomocnym w odczytywaniu symboli będzie więc stworzenie legendy.

Karta ewidencji czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, z założeniem możliwości wydrukowania dokumentu na życzenie osoby dokonującej kontroli.